Specpoczta zawsze na czas

Poczta Specjalna Wydziału Konwojowego KSP ma dla funkcjonowania jednostki ogromne znaczenie. To niezwykle skomplikowane wyzwanie logistyczne, które w stołecznej komendzie realizuje zaledwie 12 osób. W ciągu roku przerzucają blisko 100 ton różnego rodzaju korespondencji, przesyłek i dokumentów. Wszystko jest ręcznie ewidencjonowane i musi trafić do adresatów terminowo.

 – Puk, puk. Dzień dobry! – zawsze wita naszą redakcję ekipa konwojentów stołecznej specpoczty. Ktoś, kto nie zna naszych zwyczajów, mógłby zdziwić widok ukłonów i pozdrowień, jakie sobie nawzajem składamy. Czekamy na tę chwilę, bo to miły element naszego dnia, kiedy policjanci witają nas z uśmiechem. Każdego poranka widzimy również, jaką niezliczoną liczbę worków, paczek i walizek przenoszą do policyjnych samochodów. Załadownie i wyładowanie jest głównym elementem ich ciężkiej pracy. I to w dosłownym tego słowa znaczeniu, bowiem roczny przeładunek o wadze niemal 100 ton to odpowiednik ponad 8 tysięcy standardowych sztabek złota. Wprawdzie przesyłki niewiele mają wspólnego z tym drogim kruszcem, ale dla pracowników specpoczty są tak samo cenne.

Tyle wydanych, co przyjętych

Tu każda przesyłka jest na wagę złota. Liczba przyjętych przesyłek zawsze musi się zgadzać z liczbą wydanych. Ewentualne zaginięcie pisma nie wchodzi w grę. Tutaj nawet mysz się nie prześlizgnie. Zanim list trafi do nadawcy kilkakrotnie przechodzi przez kilka par rąk: podczas adresowania, nadawania w okienku, następnie ląduje na półce „oczekiwań”, po czym trafia na biurko osoby dokonującej wpisu w wykazie, ponownie jest odkładany na półkę „do wyjazdu”, po czym ląduje w worku, by ponownie go wyjąć w docelowej kancelarii, która z kolei wydaje go ostatecznemu odbiorcy. Taką podróż przechodzi każda przesyłka nadana na policyjnej poczcie. Proces jest ewidencjonowany, co pozwala śledzić całą drogę korespondencji i dopilnować każdej sztuki.

Bez kota w worku

Mianem „specpoczty” określa się pocztę specjalną podlegającą ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającą w jednostkach organizacyjnych Policji, zapewniającą przewóz materiałów na terenie kraju. Wykonuje ona czynności polegające na nadawaniu, przyjmowaniu, przewożeniu, wydawaniu i ochronie materiałów na zlecenie jednostek organizacyjnych. Są to listy, paczki, czasopisma, pieniądze, narkotyki, broń, zabezpieczone ślady dowodowe do badań np. odlewy czy krew. Są to również bardzo różne dowody rzeczowe w postaci kłódek, części samochodowych, ubrań, a nawet roweru. Wszystko o różnej wartości, wadze i gabarytach. Istotną część materiałów stanowią również dowody osobiste oraz paszporty. Dziennie stołeczni policjanci pakują od 12 do 16 dużych worków korespondencji, z których jeden waży nawet do 30 kilogramów. Do tego trzeba dodać często niewymiarowe przesyłki dowodów rzeczowych i kilka specjalnych walizek z dowodami i paszportami.

 Ekspedycja godna Mount Everestu

W skład zespołu wchodzi 8 funkcjonariuszy i 4 pracowników cywilnych. Dziennie do obsługi tras poczty specjalnej wyjeżdżają 3 załogi: do komend powiatowych, do komend rejonowych oraz do przewozu dowodów osobistych, paszportów oraz przesyłek poczty specjalnej Komendy Głównej Policji. W ciągu roku przez ręce pracowników poczty przechodzą dziesiątki tysięcy przesyłek. Uśredniona analiza danych tylko z miesiąca pokazuje skalę nakładów pracy. W skład kolportażu poczty resortowej wchodzi przyjęcie: korespondencji jawnej (blisko 26 tysięcy sztuk), korespondencji niejawnej (ponad 2 tysiące sztuk), paczek (około 350 sztuk), legitymacji policyjnych (63 pakiety), poczty specjalnej KGP (60 worków z pakietami). Każdą liczbę należy pomnożyć przez dwa, ponieważ każda sztuka po segregacji i wpisaniu w wykaz jest następnie wydawana. W ciągu miesiąca konwojowanych jest około 80 walizek, w których łącznie znajduje się ponad pół tysiąca pakietów z paszportami przewożonymi do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. W każdym pakiecie znajduje się określona liczba dokumentów pakowanych w Centrum Personalizacji Dokumentów. Ponadto przewożonych jest średnio 300 pakietów z dowodami osobistymi, które trafiają do urzędów dzielnicowych i starostw powiatowych. Dochodzi do tego jeszcze poczta zewnętrzna, tj. przyjmowana i nadawana w urzędach Poczty Polskiej. W miesiącu jest to około 5 tysięcy listów poleconych, listów z potwierdzeniem zwrotu oraz nierejestrowanych, kierowanych do Komendy Stołecznej Policji, a także tyle samo przesyłek kierowanych przez poszczególne komórki organizacyjne komendy do różnych odbiorców. Blisko tysiąc listów jest przyjmowanych od operatora pocztowego InPost, a następnie wydawanych adresatom na terenie garnizonu stołecznego.

Siła papieru i… kalki

Nie da się ukryć, że cyfryzacja jeszcze nie dotarła w pełni do stołecznej specpoczty. Wprawdzie dla całej komendy działa aplikacja e-poczta dla listów poleconych poza resortem, ale cała pozostała korespondencja jest codziennie rozpisywana ręcznie w kilku egzemplarzach (zazwyczaj 3), za pomocą rzadko dziś używanej kalki kopiującej. Jeden wykaz ma około 70 pozycji, a dziennie wypisuje się nawet 80 wykazów. Wszystkim marzy się elektroniczna obsługa całego procesu, o systemie kodów kreskowych nie wspominając. Do tego czasu trzeba używać tradycyjnych metod, choć są niezwykle czasochłonne. Policyjni kurierzy są jednak spokojni o swoją przyszłość. Szereg czynności prawnych ciągle wymaga formy pisemnej, bo to co na papierze jest dowodem w sprawie i najlepszym zabezpieczeniem. Co ciekawe, jak zauważyli długoletni pracownicy stołecznej poczty w ciągu ostatnich 15 lat, pomimo komputeryzacji, liczba korespondencji wzrosła nawet o 40%.

Plany przewozowe

Przepisy regulujące pracę funkcjonariuszy realizujących czynności w zakresie zasad bezpiecznego konwojowania i ochrony materiałów poczty specjalnej na magistralnych, wewnątrzwojewódzkich i lokalnych trasach kurierskich ulegają dość często różnym modyfikacjom, dlatego niezbędny jest stały nadzór. Przewóz przesyłek planuje się w taki sposób, aby została dostarczona do adresata w możliwie najkrótszym czasie. W czasie załadunku, przewożenia, przeładunku i wyładunku przesyłki niedopuszczalne jest pozostawienie jej bez nadzoru konwojentów. Przesyłka czasowo przechowywana poza środkiem transportu powinna znajdować się w zamkniętym, chronionym miejscu, do którego dostęp mogą mieć tylko osoby posiadające odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub inne uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych. Przewóz i ochrona przesyłek odbywają się według planu zatwierdzonego przez komendanta stołecznego. Tras może być od 3 do 5, a każda z nich jest realizowana 2-3 razy w tygodniu. Ze względu na zróżnicowaną zawartość przesyłek konwój jest dokonywany wyłącznie przez umundurowanych, uzbrojonych i wyposażonych w środki przymusu bezpośredniego oraz w środki łączności funkcjonariuszy. Trzeba bowiem pamiętać, że podczas wykonywania konwoju materiałów poczty specjalnej może dojść do sytuacji nadzwyczajnych.

Przed reorganizacją

W komendzie stołecznej trwają prace nad rozszerzeniem obsługi poczty resortowej poprzez przejęcie zadań związanych z dystrybucją korespondencji z Gabinetu Komendanta Stołecznego Policji i utworzeniem centralnego punktu dystrybucji dokumentacji jawnej. Obecnie te zadania realizuje trzech pracowników cywilnych kancelarii gabinetu. Średnio miesięcznie rejestrują 1250 dokumentów z wydziałów KSP, około 1200 sztuk korespondencji kierowanej do komendanta stołecznego oraz około 450 pism gabinetu komendanta. Reorganizacja pozwoli na zapewnienie prawidłowego obiegu i dystrybucji korespondencji w Komendzie Stołecznej Policji, co wiążę się z nadaniem pracownikom punktu uprawnień do wglądu do systemu „KADRA” oraz otwierania kopert adresowanych do jednostki. Pracownicy nowo tworzonego centralnego punktu dystrybucji będą wykonywać czynności kancelaryjne poprzez rejestrowanie wpływu i obiegu dokumentacji jawnej, ustalenie nieprecyzyjnie określonego adresata przesyłki (w celu przekazania zgodnie z właściwością i intencją nadawcy), monitorowanie systematycznego odbioru korespondencji, prowadzenie dzienników podawczych Centralnego Punktu Recepcyjnego oraz wykonywanie skanów korespondencji terminowej w celu niezwłocznego przesłania do adresata. Jak zaznacza Naczelnik Wydziału Konwojowego mł. insp. Krzysztof Naszkiewicz, ze względu na to, że cały proces jest jeszcze w fazie przygotowywania, szczegóły tego przedsięwzięcia poznamy niebawem, bo wdrożenie ma nastąpić w ciągu kilku najbliższych tygodni.

Mocny kręgosłup

– Rozkładając tonaż rocznej korespondencji na każdego pracownika przypada grubo ponad 8 ton. Nie pozostaje to bez wpływu na stan naszych kręgosłupów – przyznaje nadzorujący pracę zespołu asp. sztab. Sławomir Raczkowski.

Warunki pracy są tu dość skromne. Pracownikom najbardziej marzy się lepsze oświetlenie, wymiana metalowych żaluzji odbijających niekorzystnie światło czy klimatyzacja. W przeważającej części jest to fizyczna ciężka praca, niestety często niedoceniana. Wymaga ona wzajemnej współpracy i dobrej koordynacji zadań, bo od czynności jednej osoby zależy praca pozostałych. Dlatego tak ważne jest również dotrzymanie przez osoby przynoszące przesyłki terminów nadania, ponieważ wszystko reguluje grafik godzinowy będący częścią całego procesu.

– Jesteśmy bardzo zgrani, stworzyliśmy tu wspaniałą atmosferę, a to wynagradza wszystkie trudy – mówi na koniec Pan Sławomir, który ma najdłuższy staż pracy na poczcie specjalnej KSP.

Elżbieta Sandecka-Pultowicz
foto Krzysztof Chwała